Nowelizacja ustawy o VAT: obowiązkowy KSeF od 1 stycznia 2027 r. i odroczenie kar do końca 2027

Sejm uchwalił nowelizację ustawy o VAT; za ustawą głosowało 437 posłów, 1 był przeciw, a 1 wstrzymał się. Nowe przepisy mają wejść w życie 31 grudnia 2026 r.; od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z Krajowego Systemu e‑Faktur (KSeF) będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, a okres odroczenia kar za błędy w KSeF przedłużono do 31 grudnia 2027 r.

Co zmienia nowelizacja

Nowelizacja określa daty i zasady wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. nie będzie można wystawiać faktur z kas rejestrujących, a w płatnościach obowiązkowe będzie podawanie numeru identyfikującego fakturę w KSeF lub identyfikatora zbiorczego. Przepisy wydłużają okres odroczenia stosowania kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. Z końcem 2026 r. wygasa również okres przejściowy dla podatników, których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami za okresy miesięczne nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Kogo zmiana dotyczy i co oznacza w praktyce

Zmiana dotyczy wszystkich przedsiębiorców — korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2027 r. W praktyce oznacza to, że faktury wystawione przez podmioty krajowe powinny być wystawiane i przyjmowane przez KSeF, a faktury otrzymywane od zagranicznych dostawców nie podlegają obowiązkowi raportowania do KSeF. Sprzedawca otrzymuje numer KSeF automatycznie w UPO po wysłaniu e‑faktury i jej przyjęciu do systemu; numer ten nie jest częścią pliku XML faktury. Nabywca widzi numer KSeF przy fakturze pobranej z KSeF. Identyfikator zbiorczy jest nadawany dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych i jego wygenerowanie wymaga zadeklarowania listy numerów KSeF tych faktur; identyfikator może być generowany zarówno przez wystawcę, jak i przez odbiorcę faktur.

Kary, egzekwowanie i okres przejściowy

Chociaż obowiązek podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego w płatnościach będzie obowiązkowy, przepisy nie przewidują kar za jego brak (zgodnie z przekazem w tekście). Organy Krajowej Administracji Skarbowej najpierw będą przypominać o obowiązku wynikającym z ustawy o VAT, a następnie mogą stosować art. 272 Ordynacji podatkowej w celu weryfikacji, czy niestosowanie KSeF prowadzi do nierzetelnego rozliczania podatku należnego i naliczonego. Jednocześnie nowelizacja wydłuża okres odroczenia nakładania kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r.

Praktyczne uwagi techniczne i dalsze perspektywy

Generowanie identyfikatora zbiorczego będzie możliwe w Aplikacji Podatnika KSeF oraz w komercyjnych systemach finansowo‑księgowych połączonych z API KSeF. Część podmiotów nadal będzie musiała obsługiwać faktury dwutorowo, ponieważ część dokumentów będzie wpływać do KSeF, a część poza systemem. Na poziomie unijnym pakiet ViDA (VAT in the Digital Age) ma w połowie 2030 r. wprowadzić obowiązek zgodności faktur ze standardem europejskiej e‑faktury.