Odpowiedź w zakresie stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

713060 - Odpowiedź w zakresie stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

---

Pytanie dziennikarza

Zwracam się z prośbą o odpowiedź na pytania dotyczące planów Ministerstwa Finansów w zakresie rozszerzenia możliwości stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania, tzw. kas wirtualnych.

Rozwiązanie to funkcjonuje już od kilku lat, jednak możliwość jego stosowania pozostaje ograniczona do określonych grup podatników. Jednocześnie przedstawiciele Ministerstwa Finansów wielokrotnie sygnalizowali możliwość dalszego rozszerzania katalogu branż uprawnionych do korzystania z kas wirtualnych. Mimo tych deklaracji przedsiębiorcy nadal nie znają harmonogramu dalszego otwierania tego rozwiązania.

W związku z tym proszę o odpowiedź na następujące pytania:

1.    Czy Ministerstwo Finansów zamierza w 2026 lub 2027 r. rozszerzyć katalog podatników uprawnionych do stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania?

2.    Jeżeli tak, to jakie branże lub rodzaje działalności są obecnie brane pod uwagę?

3.    Na jakim etapie znajdują się prace nad rozszerzeniem możliwości stosowania kas wirtualnych? Czy prowadzone są obecnie prace legislacyjne, analityczne lub konsultacyjne w tym zakresie?

4.    Kiedy można oczekiwać przedstawienia projektu odpowiednich przepisów lub przynajmniej harmonogramu dalszego rozszerzania systemu?

5.    Jakie przeszkody powodują, że pomimo wcześniejszych deklaracji resortu rozwiązanie nie zostało dotychczas udostępnione szerszej grupie przedsiębiorców?

6.    Czy Ministerstwo Finansów przeprowadziło ocenę dotychczasowego funkcjonowania kas wirtualnych, w szczególności pod kątem ich szczelności fiskalnej, kosztów dla przedsiębiorców oraz wpływu na poziom cyfryzacji rozliczeń? Jeżeli tak, jakie są najważniejsze wnioski z tej oceny?

7.    Czy z dotychczasowych doświadczeń Ministerstwa lub Krajowej Administracji Skarbowej wynika, że stosowanie kas wirtualnych wiąże się z większym ryzykiem nieprawidłowości podatkowych niż stosowanie tradycyjnych kas fiskalnych? Jeżeli tak, proszę o wskazanie danych potwierdzających tę ocenę.

8.    Czy docelowo Ministerstwo Finansów przewiduje odejście od modelu, w którym możliwość stosowania kas wirtualnych jest wyjątkiem ograniczonym do wybranych branż, i dopuszczenie ich stosowania przez przedsiębiorców na znacznie szerszą skalę?

Proszę również o wskazanie możliwie konkretnego terminu, w którym przedsiębiorcy mogą spodziewać się decyzji Ministerstwa w tej sprawie.

---

Odpowiedź Ministerstwa Finansów za zapytanie dziennikarza

Ad 1-2. Od 1 kwietnia 2026 r. katalog podmiotów uprawnionych do stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania został rozszerzony na mocy rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 29 września 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r. poz. 1345).

Zgodnie z ww. rozporządzeniem z kas mających postać oprogramowania mogą korzystać również podatnicy:

‒     dokonujący dostaw towarów i świadczenia usług przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność i wydają towar (świadczą usługę),

‒     świadczący usługi parkingu samochodów i innych pojazdów drogą elektroniczną, w tym przy użyciu aplikacji mobilnej lub przeglądarki internetowej.

Ministerstwo Finansów prowadzi prace nad wdrożeniem Krajowej e-Kasy Rejestrującej (KeKR), która ma stanowić bezpłatne narzędzie do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej dla wszystkich podatników, którzy zechcą skorzystać z takiego rozwiązania, w szczególności dla najmniejszych przedsiębiorców, podatników rozpoczynających działalność gospodarczą oraz prowadzących działalność sezonową.

Projektowane rozwiązanie ma zapewnić przedsiębiorcom większą swobodę wyboru sposobu prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz dostęp do niezależnego narzędzia cyfrowego udostępnianego przez administrację skarbową.

Wprowadzenie KeKR wpisuje się w proces elektronizacji rozliczeń podatkowych i ma stanowić alternatywę dla obecnie stosowanych urządzeń fiskalnych. Rozwiązanie ma również wspierać cele związane z cyfryzacją i zrównoważonym rozwojem poprzez ograniczenie potrzeby wykorzystywania oraz wymiany fizycznych urządzeń fiskalnych.

Obecnie nie są prowadzone prace legislacyjne zmierzające do dalszego rozszerzenia katalogu podatników uprawnionych do stosowania kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Priorytetem Ministerstwa Finansów pozostaje wdrożenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej. Szczegółowe informacje o projekcie są dostępne pod adresem: https://www.gov.pl/web/premier/projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-podatku-od-towarow-i-uslug16

Ad 3-4. Obecnie prowadzone są prace legislacyjne nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług przewidującym wprowadzenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej oraz innych rozwiązań służących elektronizacji sprzedaży detalicznej. Projekt został wpisany do Wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów (UD 473). Trwają prace na uszczegółowieniem przepisów w tym zakresie. Tak jak każdy projekt ustawy będzie on podlegał konsultacjom publicznym oraz uzgodnieniom z zainteresowanymi środowiskami i organizacjami reprezentującymi przedsiębiorców. Zatem uwaga Ministerstwa Finansów jest skupiona na przygotowaniu wygodnego, bezpłatnego narzędzia dla podatników zobowiązanych do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej.

Ad 5. Ministerstwo Finansów nie deklarowało jednoznacznie rozszerzenia możliwości stosowania kas mających postać oprogramowania na szerszą grupę podatników. Wskazywano natomiast, że po analizie doświadczeń z funkcjonowania kas mających postać oprogramowania oraz wyników pilotażu będzie możliwa ocena zasadności dalszego rozwoju tego rodzaju rozwiązań. Obecne prowadzone są prace przewidujące wdrożenie Krajowej e-Kasy Rejestrującej (KeKR) jako nowego, bezpłatnego narzędzia do prowadzenia ewidencji, które będzie mieć charakter powszechny i stanowić alternatywę dla obecnie stosowanych urządzeń fiskalnych.

Ad 6. Na potrzeby projektu przeprowadzono analizy dotyczące funkcjonowania systemu ewidencji sprzedaży detalicznej. Wskazują one, że rozwiązania umożliwiające bieżące przekazywanie danych do Centralnego Repozytorium Kas wspierają procesy analityczne Krajowej Administracji Skarbowej oraz zwiększają dostęp administracji skarbowej do danych o sprzedaży. Analizy wykazały również, że stosowanie tradycyjnych urządzeń fiskalnych wiąże się dla przedsiębiorców z kosztami związanymi m.in. z zakupem, serwisowaniem i utrzymaniem tych urządzeń. Jednym z celów projektu jest ograniczenie tych kosztów poprzez udostępnienie bezpłatnej Krajowej e Kasy Rejestrującej. Jednocześnie nie przygotowano odrębnego raportu podsumowującego funkcjonowanie kas mających postać oprogramowania w zakresie wskazanym w pytaniu.

Ad 7. Ministerstwo Finansów nie dysponuje danymi liczbowymi wskazującymi, że kasy rejestrujące mające postać oprogramowania są wykorzystywane do nierzetelnego raportowania sprzedaży częściej niż tradycyjne kasy rejestrujące. Kasy mające postać oprogramowania różnią się pod względem technicznym od kas online o konstrukcji sprzętowej. W szczególności dane są przechowywane na urządzeniu, na którym zainstalowano kasę mającą postać oprogramowania, co w przypadku uszkodzenia tego urządzenia może utrudniać dostęp do zapisanych danych w kasie oraz ich późniejszą weryfikację lub powodować definitywną utratę tych danych. Okoliczność ta stanowi jedno z zagadnień wymagających uwzględnienia przy projektowaniu i eksploatacji tego rodzaju rozwiązań. Dodatkowo z doświadczeń organów KAS wynika potrzeba zapewnienia użytkownikom kas mających postać oprogramowania odpowiedniego wsparcia serwisowego. W praktyce występowały bowiem problemy związane w szczególności z rejestracją i wyrejestrowaniem tych kas. W ustawie z 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2026 r. poz. 1270) przewidziano rozwiązania umożliwiające określenie zasad organizacji i prowadzenia serwisu kas rejestrujących mających postać oprogramowania. Celem tych zmian jest zapewnienie podatnikom fachowego wsparcia przy użytkowaniu kas wirtualnych oraz ograniczenie nieprawidłowości występujących w praktyce ich stosowania, w szczególności związanych z procesem rejestracji i wyrejestrowania kas w systemie CEKR II.

Ad 8. Działania Ministerstwa Finansów w obszarze prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej koncentrują się na tworzeniu rozwiązań możliwie najprostszych i najmniej obciążających dla przedsiębiorców, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowości rozliczeń podatkowych. W tym kontekście obecnie priorytetem jest wdrożenie rozwiązań przewidzianych w projekcie ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (UD473), w szczególności Krajowej e Kasy Rejestrującej. Zgodnie z założeniami projektu ustawy wdrożenie rozwiązań związanych z e VAT oraz Krajową e Kasą Rejestrującą będzie realizowane etapowo. Lata 2027-2028 przewidziano na przygotowanie i wdrożenie rozwiązań informatycznych, natomiast pierwsze efekty nowych regulacji planowane są od 2029 r.