Samodzielne prowadzenie księgowości — co trzeba wiedzieć przed rezygnacją z biura

Przedsiębiorcy mogą zrezygnować z usług biura rachunkowego i prowadzić księgowość samodzielnie. Model ten jest częściej wybierany przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i wskazywany jako odpowiedni dla mikrofirm nie zatrudniających pracowników oraz generujących niewielką liczbę dokumentów miesięcznie.

Status

To nie jest projekt zmian legislacyjnych — artykuł przedstawia praktyczne wskazówki i wymagania wynikające z obecnego sposobu prowadzenia księgowości.

Co trzeba zrobić przed przejęciem księgowości

Przed przejęciem prowadzenia ksiąg przedsiębiorca powinien odebrać pełną dokumentację po zakończeniu współpracy z biurem rachunkowym. Dokumentacja obejmuje oryginały faktur, umów i wyciągów bankowych oraz dokumenty sporządzane przez księgowych, w tym Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), rejestry VAT, struktury JPK, ewidencje środków trwałych oraz deklaracje rozliczeniowe ZUS. Płatnicy VAT muszą przenieść odpowiednie kwoty z poprzednich deklaracji VAT. Do rozpoczęcia samodzielnego księgowania nie są wymagane specjalistyczne certyfikaty.

Kogo to dotyczy i co oznacza w praktyce

Model samodzielnej księgowości dotyczy głównie jednoosobowych działalności gospodarczych i mikrofirm bez pracowników oraz z niewielką liczbą dokumentów. W praktyce przedsiębiorca musi sam określić formę opodatkowania i właściwy urząd skarbowy oraz przygotować dane niezbędne do bieżących rozliczeń: sumę zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy od początku roku, dane z ostatniej KPiR oraz, w przypadku VAT, odpowiednie kwoty z poprzednich deklaracji. Parametry ubezpieczenia wpływają na wysokość składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, dlatego ich ustalenie również leży po stronie przedsiębiorcy.

Obowiązki operacyjne i terminy

Doradcy biznesowi sugerują wyznaczenie jednego stałego dnia w miesiącu na prace księgowe. Przychody należy dokumentować bieżąco poprzez wystawianie faktur sprzedażowych, a dokumenty kosztowe należy skrupulatnie gromadzić i zaksięgować. Dokumenty kosztowe i przychody powinny być zebrane i zaksięgowane przed dwudziestym dniem kolejnego miesiąca. Po zaksięgowaniu należy wygenerować i zarchiwizować aktualną ewidencję księgową oraz rejestry zakupu i sprzedaży.

Do dwudziestego dnia miesiąca przedsiębiorca powinien zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy oraz uregulować składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Do dwudziestego piątego dnia miesiąca czynny podatnik VAT powinien wysłać plik JPK_VAT i zapłacić podatek od towarów i usług; podmioty dokonujące transakcji wewnątrzwspólnotowych muszą złożyć informację podsumowującą VAT-UE do tego samego terminu. Opóźnienia w płatnościach mogą skutkować naliczeniem odsetek ustawowych przez urząd skarbowy.

Zakończenie współpracy z biurem rachunkowym i zgłoszenia

Standardowy okres wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym wynosi zazwyczaj jeden miesiąc. Po zmianie miejsca przechowywania dokumentacji firmowej konieczna jest aktualizacja wpisu w formularzu CEIDG-1, którą należy zgłosić w terminie siedmiu dni od momentu zmiany miejsca przechowywania dokumentów.