Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych…

0114-KDIP1-2.4012.493.2026.2.RST - Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, ustalenie momentu, w którym Spółka może skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz ustalenie momentu rozliczenia faktury korygującej wystawionej poza systemem KSeF.

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, ustalenia momentu, w którym Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego oraz ustalenia momentu rozliczenia faktury korygującej wystawionej poza systemem KSeF. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 18 sierpnia 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

A. GmbH (dalej jako Wnioskodawca, Spółka) jest spółką kapitałową prawa niemieckiego, z siedzibą w Niemczech zajmującą się produkcją komponentów dla branży (...).

Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT w Polsce i posiada również na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Wnioskodawca sprzedaje swoje towary zarówno do odbiorców krajowych, jak i zagranicznych. W ramach dokonywanych transakcji dochodzi w Polsce zarówno do dostaw krajowych, wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów czy eksportu.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary oraz usługi, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakupy te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez podmioty będące czynnymi podatnikami VAT (dalej: Kontrahenci), na których to fakturach (dalej: faktury zakupowe) wykazane są kwoty podatku VAT, stanowiącego dla Spółki podatek naliczony.

W przypadku faktur zakupowych nie znajdują i nie będą znajdowały zastosowania przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia VAT, o których mowa w art. 88 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775; dalej: ustawa o VAT).

Spółka w związku z posiadaniem stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski ma od 1 lutego 2026 r. obowiązek odbierania i wystawiania faktur przy wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF).

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym KSeF faktury zakupowe otrzymywane przez Spółkę od Kontrahentów objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, powinny być wystawiane w tej właśnie formie (tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF).

Spółka otrzymuje i będzie otrzymywała następujące rodzaje faktur zakupowych:

1. faktury papierowe,

2. faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT,

3. faktury ustrukturyzowane, o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.

Spółka przewiduje, że może wystąpić szereg okoliczności, w których to kontrahent nie wystawi Spółce faktury zakupu odzwierciedlającej rzeczywiście zrealizowaną transakcję w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Może to dotyczyć zarówno sytuacji, gdy wystawienie faktury zakupowej poza KSeF będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT jak również sytuacji, gdy nastąpi to wbrew obowiązkowi wystawienia faktury zakupowej w KSeF.

Wówczas w praktyce mogą wystąpić następujące scenariusze:

1. Kontrahent wystawi i prześle do Spółki fakturę zakupową wyłącznie poza KSeF;

2. Kontrahent wystawi i prześle Spółce Fakturę Zakupową poza KSeF, a następnie, po czasie dłuższym niż jeden dzień, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawi i prześle Spółce fakturę zakupową w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF. Spółka przewiduje, że w tej sytuacji, faktury zakupowe wystawione poza KSeF mogą, lub nie, zawierać oznaczenia kodami QR;

3. Kontrahent wystawi i prześle Spółce fakturę korygującą zmniejszającą lub zwiększającą (dalej: faktura korygująca), wystawioną wbrew obowiązkowi poza KSeF (niezależnie od tego czy pierwotna faktura zakupowa została wystawiona w KSeF czy poza KSeF).

Pytania

1. Czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych, które zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce poza KSeF, mimo, że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF?

2. Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 1 będzie pozytywna, czy, w Scenariuszu 1, Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF?

3. Jeśli odpowiedź Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej na pytanie nr 1 będzie pozytywna, czy, w Scenariuszu 2, Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF?

4. Czy, po 1 lutego 2026 r., dla celów rozliczenia faktury korygującej wystawionej i doręczonej Spółce poza KSeF, mimo, że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF?

Państwa stanowisko w sprawie

1. Zdaniem Spółki, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych, które od 1 lutego 2026 r. zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce poza KSeF, mimo, że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić je i przesłać w KSeF.

2. Zdaniem Spółki, w Scenariuszu 1 Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF.

3. Zdaniem Spółki, w Scenariuszu 2, Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF, niezależnie od późniejszego wystawienia przez Kontrahenta faktury ustrukturyzowanej w KSeF.

4. Zdaniem Spółki, dla celów rozliczenia faktury korygującej wbrew obowiązkowi wystawionej i doręczonej Spółce poza KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ad 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Należy zaznaczyć, że w art. 88 ustawy o VAT ustawodawca określił przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT.

Zgodnie z art. 88 ust. 3a ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, prowadzącym działalność gospodarczą opodatkowaną VAT w Polsce i nabywane przez Nią od Kontrahentów towary i usługi wykorzystuje do czynności w całości opodatkowanych VAT. Ponadto, w odniesieniu do faktur zakupowych zastosowania nie znajdują i nie znajdą przesłanki, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2. wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4, c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

W art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT przedstawia definicje faktur:

„pkt 31 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;”
„pkt 32 stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;”
„pkt 32a ilekroć w przepisach ustawy o VAT jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.”

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Spółka nie może wykluczyć, że część faktur zakupowych (wbrew przepisom ustawy o VAT obowiązującym od 1 lutego 2026 r.) będzie wystawiana przez Kontrahentów poza KSeF.

W szczególności, Spółka podkreśla, że nie ma praktycznej możliwości weryfikacji, umożliwiającej Jej na jednoznaczne określenie, od kiedy dany Kontrahent został objęty obowiązkiem korzystania z KSeF (tj. 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r., 1 stycznia 2027 r.). W konsekwencji, Spółka nie będzie w stanie każdorazowo potwierdzić, czy dany Kontrahent w ogóle miał obowiązek wystawienia i przesłania faktury zakupowej do KSeF.

Zdaniem Spółki, w opisanym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia VAT z faktur zakupowych, które od 1 lutego 2026 r. zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce bez użycia KSeF, mimo że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF.

Prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów/usług jest fundamentalną zasadą konstrukcji podatku VAT. Wszelkie ograniczenia w prawie do odliczenia VAT wpływają negatywnie na zasadę neutralności i powinny jednoznacznie wynikać z regulacji o randze ustawowej.

W analizowanej sprawie Spółka spełnia wszystkie warunki umożliwiające Jej odliczenie VAT z faktur zakupowych, nawet jeśli faktury te zostały wystawione i przesłane poza KSeF, tj.:

Spółka i Kontrahenci są i będą czynnymi podatnikami VAT,
nabywane towary/usługi będą mieć związek z czynnościami opodatkowanymi,
nabywane towary/usługi nie będą korzystać ze zwolnienia z VAT,
Spółka będzie otrzymywać faktury (w rozumieniu art. 2 pkt 31-32a ustawy o VAT),
nie wystąpią przesłanki negatywne, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W szczególności należy zauważyć, że art. 88 ustawy o VAT enumeratywnie wylicza przypadki, w których podatnik jest pozbawiony prawa do odliczenia VAT. Przepis ten nie wymienia przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktury wystawionej, wbrew obowiązkowi, bez użycia KSeF.

Wystawienie faktury bez użycia KSeF, tj. z naruszeniem technicznych wymogów dot. wystawiania faktur ustrukturyzowanych, nie przeczy przeprowadzeniu transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, a tym bardziej istnieniu prawa do odliczenia podatku naliczonego. Ponadto, nabywca towaru/usługi nie może ponosić konsekwencji wadliwego wystawienia faktury przez sprzedawcę. Zgodnie z powołanymi wyżej przepisami ustawy o VAT obowiązki dot. sposobu wystawiania faktur spoczywają na sprzedawcy/wystawcy nie na nabywcy.

Stanowisko zaprezentowane przez Spółkę znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo: interpretacja indywidualna z 19 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO), interpretacja indywidualna z 31 października 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.599.2025.1.AP), interpretacja indywidualna z 20 października 2025 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.739.2025.1.AMA), interpretacja indywidualna z 13 października 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.833.2025.2.ALN).

Ad 2 i 3

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a) - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

W oparciu o art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Zgodnie z kolei z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Art. 106nda ust. 1 i ust. 3 ustawy o VAT wskazuje, że podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8. Faktura, o której mowa w ust. 1, jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e- Faktur.

Zgodnie z art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT, za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (…).

Zgodnie z art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT, za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru (…).

Jak wskazano w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, mogą wystąpić przypadki, że Kontrahent - mimo ciążącego na nim obowiązku prawnego - wystawi fakturę poza KSeF (w formie elektronicznej lub papierowej) i prześle ją do Spółki: wyłącznie poza KSeF, lub po czasie dłuższym niż jeden dzień, w odniesieniu do tej samej transakcji, wystawi i prześle Spółce Fakturę Zakupową w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF. Spółka przewiduje, że w tej sytuacji, Faktury Zakupowe wystawione poza KSeF mogą, lub nie, zawierać oznaczenia kodami QR.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Spółki w obu powyższych scenariuszach, Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT z faktury zakupowej najwcześniej w okresie, w którym faktycznie otrzymała ją poza KSeF.

Zdaniem Spółki, faktura zakupowa otrzymana poza KSeF nie spełnia definicji faktury ustrukturyzowanej, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 32a ustawy o VAT. W konsekwencji, zdaniem Spółki, regulacje dot. uznania faktury ustrukturyzowanej za otrzymaną, nie znajdą zastosowania. Spółka stoi na stanowisku, że Faktury Zakupowe wystawione przez Kontrahentów poza KSeF, zostaną przez Spółkę otrzymane w momencie ich fizycznego wpływu do Spółki, np. drogą mailową.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT z faktury zakupowej wystawionej poza KSeF, najwcześniej w momencie jej faktycznego otrzymania.

W kontekście Scenariusza 2 należy również wskazać, że Spółka nie może ponosić odpowiedzialności za to, że Kontrahent najpierw wystawił fakturę niezgodnie z ciążącym na nim obowiązkiem, a następnie, starając się naprawić swój błąd, wystawił fakturę ponownie do tej samej transakcji z tym, że przy użyciu KSeF. Spółka nie może również ponosić odpowiedzialności za nieterminowe przesłanie faktury zakupowej do KSeF przez Kontrahentów. Obowiązki te spoczywają na wystawcy faktury. Podsumowując, zdaniem Spółki, zarówno w przypadku Scenariusza 1 i Scenariusza 2 Spółka będzie uprawniona do odliczenia VAT z faktury zakupowej najwcześniej w okresie, w którym faktycznie otrzymała ją poza KSeF. Spółka będzie bowiem faktycznie dysponowała fakturą VAT w rozumieniu art. 2 pkt 31-32 ustawy o VAT.

Ad 4

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy o VAT, podstawę opodatkowania obniża się o:

1. kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen,

2. wartość zwróconych towarów i opakowań,

3. zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło.

W myśl art. 29a ust. 13a ustawy o VAT, w przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługi, jeżeli podatnik wystawił fakturę korygującą inną niż faktura ustrukturyzowana, z zastrzeżeniem ust. 13b i 13c.

Zgodnie z art. 29a ust. 14 ustawy o VAT, przepisy ust. 13-13c stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy o VAT, w przypadku, gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

W myśl art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13-13c, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Mając na uwadze powyższe regulacje należy stwierdzić, że po 1 lutego 2026 r., dla celów rozliczenia Faktury Korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku, poza KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1263 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy:

1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

3) (uchylony)

4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

6) (uchylony)

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Treść powołanych przepisów wskazuje, że za podatnika podatku VAT będzie uznany tylko taki podmiot, który dokonuje czynności zmierzających do wykorzystania nabytych towarów i usług do celów działalności gospodarczej.

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy stanowi, że:

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.

Jak wynika z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy:

1. W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

5. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Według art. 106na ust. 1-3 ustawy:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e‑Faktur.

2. (uchylony)

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

W świetle art. 106na ust. 4 ustawy:

W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca jest spółką kapitałową prawa niemieckiego, z siedzibą w Niemczech, jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku VAT w Polsce i posiada również na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Wnioskodawca sprzedaje swoje towary zarówno do odbiorców krajowych, jak i zagranicznych. Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa od podmiotów będących czynnymi podatnikami VAT różnego rodzaju towary oraz usługi, które wykorzystuje do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Zakupy te są dokumentowane fakturami VAT wystawianymi przez Kontrahentów będącymi czynnymi podatnikami VAT, na których to fakturach wykazane są kwoty podatku VAT, stanowiącego dla Spółki podatek naliczony. W przypadku faktur zakupowych nie znajdują i nie będą znajdowały zastosowania przesłanki skutkujące brakiem możliwości odliczenia VAT, o których mowa w art. 88 ustawy. Spółka w związku z posiadaniem stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski ma od 1 lutego 2026 r. obowiązek odbierania i wystawiania faktur przy wykorzystaniu KSeF.

Spółka otrzymuje i będzie otrzymywała następujące rodzaje faktur zakupowych: faktury papierowe; faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT oraz faktury ustrukturyzowane, o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT. Spółka przewiduje, że może wystąpić szereg okoliczności, w których to Kontrahent nie wystawi Spółce faktury zakupu odzwierciedlającej rzeczywiście zrealizowaną transakcję w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF. Może to dotyczyć zarówno sytuacji, gdy wystawienie faktury zakupowej poza KSeF będzie zgodne z przepisami ustawy o VAT jak również sytuacji, gdy nastąpi to wbrew obowiązkowi wystawienia faktury zakupowej w KSeF.

Wówczas w praktyce mogą wystąpić następujące scenariusze:

1. Kontrahent wystawi i prześle do Spółki fakturę zakupową wyłącznie poza KSeF;

3. Kontrahent wystawi i prześle Spółce fakturę korygującą zmniejszającą lub zwiększającą, wystawioną wbrew obowiązkowi poza KSeF (niezależnie od tego czy pierwotna faktura zakupowa została wystawiona w KSeF czy poza KSeF).

Państwa wątpliwości w pierwszej kolejności dotyczą określenia, czy Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych, które zostaną przez Kontrahentów wystawione i doręczone Spółce poza KSeF, mimo, że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF (pytanie nr 1).

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Rozliczenie podatku naliczonego na zasadach określonych w art. 86 ust. 1 ustawy uwarunkowane jest tym, aby nabywane towary i usługi były wykorzystywane przez zarejestrowanego, czynnego podatnika podatku VAT w ramach działalności gospodarczej do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Odliczyć można w całości podatek naliczony, który jest związany z czynnościami opodatkowanymi podatnika. Wskazana zasada wyłącza tym samym możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku lub niepodlegających opodatkowaniu VAT.

Podatnik w celu odliczenia podatku naliczonego w pierwszej kolejności ma obowiązek odrębnego określenia, z jakim rodzajem działalności będzie związany podatek wynikający z otrzymanych faktur zakupu, czyli dokonania tzw. bezpośredniej alokacji.

Jeżeli takie wyodrębnienie jest możliwe, podatnikowi, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi w ramach działalności gospodarczej, brak jest natomiast takiego prawa w stosunku do podatku naliczonego związanego z zakupem towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności zwolnionych z opodatkowania oraz niepodlegających temu podatkowi.

Ponadto prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Istotną kwestią jest odpowiednie udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Co istotne, wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Wnioskodawcy (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Spółkę do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wystawienie faktur zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Wnioskodawcy prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. Zatem otrzymanie tak wystawionej faktury nie pozbawi Spółki prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W konsekwencji, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na rzecz Spółki przez Kontrahentów, wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Spółkę do skorzystania z tego prawa do odliczenia.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Ponadto wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą ustalenia czy Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia VAT naliczonego z faktury zakupowej w okresie, w którym faktycznie otrzymała daną fakturę poza KSeF (pytanie nr 2 i 3).

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Powyższe oznacza, że odliczenia podatku naliczonego na podstawie art. 86 ust. 10 oraz ust. 10b pkt 1 ustawy, można dokonać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabytych towarów i usług,
doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,
podatnik jest w posiadaniu (otrzymał) faktury dokumentujące tę transakcję.

Artykuł 86 ust. 10c ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 10 stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Ponadto, na mocy art. 86 ust. 13 ustawy:

Jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w terminach, o których mowa w ust. 10, 10d, 10e i 11, może on obniżyć kwotę podatku należnego przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej:

1) za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, albo

2) za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 99 ust. 2 i 3, za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych, po okresie rozliczeniowym, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego

- nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Zatem prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy związane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wynika z samej konstrukcji podatku od towarów i usług i zapewnia neutralność tego podatku dla czynnych podatników VAT. W stosunku do faktur podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku:

w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy po otrzymaniu faktury, lub
za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych,
przez dokonanie korekty deklaracji podatkowej za okres, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, nie później jednak niż w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości dotyczących momentu realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur wystawionych poza KSeF (wbrew ciążącemu na wystawcy obowiązkowi) w scenariuszu 1 i 2 wskazuję, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. W analizowanym przypadku moment ten należy utożsamiać z datą faktycznego otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF.

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W konsekwencji należy uznać, że w przypadku faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę poza KSeF - w postaci papierowej lub elektronicznej w dowolnym formacie - wystawionych z pominięciem obowiązku stosowania KSeF, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zarówno w scenariuszu 1 jak i 2, w rozliczeniu za okres, w którym faktycznie Spółka otrzyma daną fakturę, bądź w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta przesłana do KSeF.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytań nr 2 i 3 jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Państwa wątpliwości dotyczą również określenia, czy po 1 lutego 2026 r., dla celów rozliczenia faktury korygującej wystawionej i doręczonej Spółce poza KSeF, mimo, że dany Kontrahent miał obowiązek wystawić ją i przesłać w KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF (pytanie nr 4).

Mając na uwadze powyższe wątpliwości wskazać należy, że zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,

2) (uchylony)

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,

5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury

- podatnik wystawia fakturę korygującą.

Zgodnie z art. 29a ust. 10 ustawy:

Podstawę opodatkowania obniża się o:

1) kwoty udzielonych po dokonaniu sprzedaży opustów i obniżek cen;

2) wartość zwróconych towarów i opakowań;

3) zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty otrzymaną przed dokonaniem sprzedaży, jeżeli do niej nie doszło;

4) wartość zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, o których mowa w ust. 1.

W myśl art. 29a ust. 13 ustawy:

W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej na wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, z zastrzeżeniem ust. 13a-13c.

Stosownie do art. 29a ust. 14 ustawy:

Przepisy ust. 13-13c stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Zgodnie z art. 29a ust. 17 ustawy:

W przypadku gdy podstawa opodatkowania uległa zwiększeniu, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.

Mając na uwadze art. 86 ust. 19a ustawy:

W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13-13c, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego na fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.

Z ww. przepisów wynika, że jeżeli po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść wystawionej faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, podatnik wystawia w takim przypadku fakturę korygującą. Fakturę korygującą wystawia się m.in. w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

Odnosząc się natomiast do Państwa wątpliwości wskazać należy, że jeżeli pomimo obowiązywania KSeF faktura korygująca wystawiona została przez Kontrahenta poza KSeF i została skutecznie dostarczona Wnioskodawcy (nabywcy), to właśnie ten moment należy uznać za datę otrzymania faktury korygującej dla celów rozliczenia podatku przez nabywcę.

W konsekwencji, Państwa stanowisko, że dla celów rozliczenia faktury korygującej wystawionej przez Kontrahenta, pomimo obowiązku poza KSeF, Spółka powinna wziąć pod uwagę moment jej faktycznego otrzymania poza KSeF należy uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia, oraz
zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie wskazuję, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym i zdarzeniem przyszłym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Treść interpretacji