Wydawanie i wystawianie e-paragonów.

0114-KDIP1-3.4012.452.2026.1.KAB.RR - Wydawanie i wystawianie e-paragonów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części nieprawidłowe oraz w części prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe w zakresie wskazania możliwości i warunków wydania w przedstawionych okolicznościach paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej oraz prawidłowe w zakresie przechowywania wyłącznie kopii paragonów w postaci elektronicznej, o ile podatnik zapewnia identyfikowalność, integralność, czytelność i powiązanie paragonu z fakturą/raportem fiskalnym.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

23 czerwca 2026 r. wpłynął Pani wniosek z 9 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy możliwości i warunków wydania paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej oraz przechowywania wyłącznie kopii paragonów w postaci elektronicznej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie gastronomii, polegającą na sprzedaży gotowych posiłków oraz napojów (m.in. kanapek). Ewidencja sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych prowadzona jest przy użyciu kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualnej), zainstalowanej na urządzeniu mobilnym (telefonie). Proces sprzedaży wygląda następująco: po wybraniu przez klienta towaru, sprzedawca rejestruje go w aplikacji kasowej. Z chwilą finalizacji transakcji (przyjęcia należności) następuje automatyczna fiskalizacja, a system generuje paragon fiskalny w postaci elektronicznej (e-paragon). Klient ma możliwość pobrania wizualizacji tego paragonu na własne urządzenie mobilne poprzez zeskanowanie wygenerowanego przez aplikację kodu QR, który jest mu udostępniany.

Alternatywnie, na życzenie klienta, wizualizacja e-paragonu może zostać wysłana na wskazany przez niego numer telefonu (SMS) lub adres e-mail. W punkcie sprzedaży, w widocznym dla nabywców miejscu (przy towarach), umieszczona jest stała, czytelna informacja o treści: "W naszym punkcie wydawane są wyłącznie paragony w formie elektronicznej (e-paragony)". Wnioskodawca nie drukuje paragonów w formie papierowej. Po wyborze towaru lub usługi sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej w sposób automatyczny poprzez aplikację na telefonie. Z aplikacji przesyłany jest paragon do kasy fiskalnej w postaci elektronicznej i archiwizowany a klient ma możliwość jego wizualizacji poprzez pobrany kod QR lub poprzez podanie adresu e-mail lub telefonu. Kasa generuje paragon fiskalny w postaci elektronicznej.

E-paragon jest udostępniany nabywcy w jeden z następujących sposobów:

a) przesłanie e-paragonu na adres e-mail wskazany przez nabywcę,

b) przesłanie e-paragonu SMS/em na numer telefonu wskazany przez nabywcę,

c) udostępnienie e-paragonu poprzez kod QR wyświetlany/udostępniony na telefonie gdzie znajduje się aplikacja sprzedażowa produktów a kod QR nabywca może zeskanować i pobrać dokument.

Nabywca ma możliwość zapoznania się z e-paragonem niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży. Wnioskodawca nie drukuje paragonów papierowych, ponieważ stosowane przez niego kasy nie posiadają drukarek paragonów papierowych.

Wnioskodawca przechowuje dane dotyczące sprzedaży zgodnie z przepisami dotyczącymi kas rejestrujących oraz zapewnia możliwość odczytu danych z kasy i dokumentów fiskalnych w okresie wymaganym przepisami prawa. W miejscu sprzedaży (przy kasie) znajduje się informacja (tablica) informująca, że sprzedawca wydaje e-paragony i że nabywca może otrzymać e-paragon przez podanie e-maila/telefonu lub zeskanowanie kodu QR. Wnioskodawca zamierza stosować powyższy model jako stały sposób dokumentowania sprzedaży. Wnioskodawca chce potwierdzić, czy taki sposób postępowania jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług oraz przepisami wykonawczymi dotyczącymi kas rejestrujących.

Wnioskodawca przechowuje kopie e-paragonów elektronicznie w systemie sprzedażowym, umożliwiając ich odnalezienie, powiązanie z raportami fiskalnymi i ewentualnym wystawionym fakturom oraz zapewnia integralność i czytelność plików.

Pytania

Czy w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca postępuje prawidłowo, wydając paragony fiskalne wyłącznie w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy w punkcie sprzedaży znajduje się jednoznaczna informacja o stosowaniu takiej formy dokumentowania transakcji, a klient, zapoznawszy się z nią, decyduje się na dokonanie zakupu?

Czy w opisanym stanie faktycznym dokumentowanie sprzedaży wyłącznie e-paragonami (bez drukowania papierowych paragonów) spełnia wymagania ustawy o VAT w zakresie „wystawienia i wydania” dokumentu nabywcy (art. 111 ust. 3a ustawy o VAT) oraz wymogi związane z ewidencją i przechowywaniem dokumentów (w szczególności art. 106h ustawy o VAT)?

Czy samo umieszczenie informacji na tablicy przy miejscu sprzedaży o możliwości otrzymania e-paragonu (bez dodatkowego mechanizmu potwierdzenia zgody lub zapisu e-mail/telefonu) wystarcza, aby organ uznał, że nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej i że dokument został mu „wydany”?

Czy dopuszczalne jest przechowywanie przez podatnika wyłącznie kopii paragonów w postaci elektronicznej (dematerializacja wydruków), o ile podatnik zapewnia identyfikowalność, integralność, czytelność i powiązanie paragonu z fakturą/raportem fiskalnym?

Pani stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony sposób postępowania jest prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

Zgodnie z § 20 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 1245), podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kas on-line mogą wystawić i wydać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci:

i) uzyskanie zgody nabywcy oraz

ii) uzgodnienie z nim sposobu jego wydania.

Przepisy nie precyzują formy, w jakiej zgoda nabywcy ma być wyrażona. W ocenie Wnioskodawcy, zgoda ta może być wyrażona nie tylko wprost (werbalnie lub pisemnie), ale również w sposób dorozumiany, poprzez podjęcie przez klienta określonych działań (tzw. czynności konkludentne).

MF podkreśla, że e-paragon ma taką samą moc prawną jak papierowy paragon z kasy, a jego wydanie nie wymaga dodatkowego wydruku papierowego, o ile nabywca wybrał formę elektroniczną. W opisanym stanie faktycznym, Wnioskodawca w sposób jasny i niebudzący wątpliwości informuje potencjalnych klientów o zasadach dokumentowania sprzedaży obowiązujących w jego punkcie. Informacja o wydawaniu wyłącznie e-paragonów jest dostępna dla klienta jeszcze przed podjęciem decyzji o zakupie. W konsekwencji, klient, który mimo zapoznania się z tą informacją, decyduje się na dokonanie transakcji, w sposób dorozumiany akceptuje przedstawione mu warunki. Dokonanie zakupu jest w tym kontekście jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej.

Również drugi warunek, tj. uzgodnienie sposobu wydania paragonu, jest zdaniem Wnioskodawcy spełniony. Podstawowym i natychmiastowym sposobem udostępnienia e-paragonu jest kod QR. Poprzez jego udostępnienie klientowi, Wnioskodawca proponuje konkretny, uzgodniony sposób odbioru dokumentu. Klient, skanując kod, akceptuje ten sposób. Dodatkowe opcje (SMS, e-mail) stanowią jedynie rozszerzenie możliwości uzgodnienia innej, dogodniejszej dla klienta formy przekazania wizualizacji. Możliwość udostępnienia e-paragonu za pomocą kodu QR jest przewidziana w przepisach technicznych dla kas rejestrujących. Kasa fiskalna online generuje e-paragon, który może być udostępniony klientowi w różny sposób, w tym poprzez wizualizację dostępną po zeskanowaniu kodu QR. Potwierdza to § 22 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących, który opisuje elementy składowe paragonu i wprost wymienia kod QR.

Kwestię e-paragonów regulują przede wszystkim rozporządzenia Ministra Finansów. Stanowią one oficjalne stanowisko resortu w tej sprawie. Kluczowe przepisy wskazują, że wydawanie paragonów wyłącznie w formie elektronicznej jest dozwolone, Jeśli klient widzi jasną informację o e-paragonach, a mimo to decyduje się na zakup, to tym samym akceptuje przedstawione mu warunki.

Z art. 111 ust. 3a ustawy o VAT wynika obowiązek wystawienia i wydania nabywcy paragonu fiskalnego lub faktury; fakturę (także elektroniczną) można przesłać nabywcy „w sposób z nim uzgodniony”, organ w interpretacjach uznaje przesłanie dokumentu elektronicznego na e-mail nabywcy za „wydanie” dokumentu (zob. interpretacja Dyrektora KIS: sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.556.2021.2.ALN).

Z art. 106h ustawy o VAT wynika obowiązek pozostawienia u podatnika paragonu dotyczącego sprzedaży, do której wystawiono fakturę; jednak w interpretacjach Organ akceptował przechowywanie paragonów w formie elektronicznej (dematerializację), jeżeli elektroniczne kopie pozwalają na identyfikację sprzedaży oraz są przechowywane z zachowaniem warunków zapewniających integralność i dostępność dokumentów (zob. interpretacje: sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.69.2022.2.ALN; 0114-KDIP1-3.4012.608.2024.1.MKW).

W zakresie uzyskania zgody i sposobu „wydania” dokumentu Organ wskazywał, że przepisy nie precyzują formy wyrażenia zgody na otrzymywanie faktur/paragonów elektronicznych, a szczegóły pozostawione są ustaleniom stron; w praktyce organ uznał akceptację regulaminu lub przesłanie dokumentu na wskazany adres e-mail za wystarczające (zob. sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.556.2021.2.ALN) .

W najnowszej interpretacji z 9 grudnia 2024 r. Organ potwierdził, że rozwiązania, w których sprzedaż dokumentowana jest e-paragonami przesyłanymi na e-mail i przechowywanymi elektronicznie, mogą być prawidłowe, przy spełnieniu warunków zapewniających możliwość powiązania dokumentów i udostępnienia ich organom kontrolnym (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.608.2024.1.MKW). Zdaniem Wnioskodawcy, zgoda nabywcy, o której mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT, nie wymaga szczególnej formy. Przepisy nie przewidują obowiązku uzyskania zgody pisemnej ani zgody wyrażonej przez złożenie odrębnego oświadczenia. Zgoda może zostać wyrażona zarówno wprost, jak i w sposób dorozumiany, przez zachowanie nabywcy, które w danych okolicznościach jednoznacznie wskazuje na akceptację elektronicznej formy paragonu.

Jeżeli nabywca przed dokonaniem zakupu otrzymuje jasną, czytelną i jednoznaczną informację, że Wnioskodawca wydaje paragony fiskalne wyłącznie w postaci elektronicznej, a mimo to decyduje się na zakup, to jego zachowanie należy uznać za zgodę na otrzymanie paragonu w takiej formie.

Wnioskodawca uważa również, że warunek uzgodnienia sposobu przesłania lub udostępnienia e-paragonu jest spełniony, jeżeli nabywca może otrzymać dokument w jeden z dostępnych sposobów elektronicznych, w szczególności przez kod QR, SMS, e-mail, aplikację lub inny kanał elektroniczny. Sposób ten jest przedstawiany nabywcy przed dokonaniem albo w chwili dokonywania transakcji, a nabywca, przystępując do transakcji, akceptuje zasady odbioru dokumentu.

W ocenie Wnioskodawcy przepisy prawa podatkowego nie nakazują, aby podatnik stosujący kasę umożliwiającą wystawienie e-paragonu musiał jednocześnie posiadać drukarkę do paragonów papierowych. Skoro ustawodawca dopuścił wystawienie i wydanie paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej, to nie można przyjąć, że każdy podatnik musi równolegle utrzymywać techniczną możliwość drukowania paragonów papierowych, jeżeli sprzedaż jest prowadzona w modelu elektronicznego dokumentowania transakcji, a nabywca wyraża zgodę na e-paragon.

Wobec powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym stanie faktycznym spełnia wymogi § 20 ust. 2 ww. rozporządzenia, a tym samym jest uprawniony do wydawania paragonów fiskalnych wyłącznie w postaci elektronicznej.

Wnioskodawca wskazuje również, że sprzedaż jest każdorazowo automatycznie ewidencjonowana na kasie rejestrującej z chwilą finalizacji transakcji. Oznacza to, że obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży zostaje wykonany niezależnie od późniejszego zachowania nabywcy. Po zaewidencjonowaniu sprzedaży kasa generuje paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Wnioskodawca zapewnia nabywcy możliwość odbioru e-paragonu w dostępnych kanałach elektronicznych, w szczególności przez kod QR, SMS, e-mail, aplikację lub inny uzgodniony sposób elektroniczny. Wnioskodawca nie ma jednak wpływu na to, czy nabywca skorzysta z udostępnionej mu możliwości odbioru e-paragonu, ani który z dostępnych sposobów wybierze. Nabywca może zeskanować kod QR, podać adres e-mail, wskazać numer telefonu, skorzystać z aplikacji albo nie podjąć żadnej czynności zmierzającej do pobrania dokumentu. Zachowanie nabywcy po dokonaniu sprzedaży pozostaje poza zakresem kontroli Wnioskodawcy. W ocenie Wnioskodawcy brak aktywności nabywcy, polegający przykładowo na niezeskanowaniu kodu QR, niepodaniu adresu e-mail, niewskazaniu numeru telefonu albo rezygnacji z pobrania e-paragonu, nie może obciążać Wnioskodawcy, jeżeli sprzedaż została prawidłowo zaewidencjonowana, paragon fiskalny w postaci elektronicznej został wygenerowany, a nabywcy zapewniono realną możliwość jego odbioru.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest w części nieprawidłowe i w części prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, zgodnie z którym:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Według art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a) w postaci papierowej lub

b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych;

Zatem, ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Według art. 106h ust. 1 ustawy:

W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub

2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”).

Stosownie do § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący:

a) w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

b) w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy.

W świetle § 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.

W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Stosownie do art. 111 ust. 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Jak stanowi art. 111a ust. 3 ustawy:

Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;

2) przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:

a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

b) obejmujących określenie:

- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,

- sposobu pracy kasy rejestrującej,

c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Na podstawie § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - czytelną treść i czytelny widok, umożliwiające nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Stosownie do § 20 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12.

Jak wskazano w § 20 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas on-line, mogą wystawić i wydać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.

Stosownie do treści § 26 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1) imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2) numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3) numer kolejny wydruku;

4) datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5) oznaczenie "PARAGON FISKALNY";

6) nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7) cenę jednostkową towaru lub usługi;

8) ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9) wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;

10) wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;

11) wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;

12) łączną wysokość podatku należnego;

13) łączną wartość sprzedaży brutto;

14) oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;

15) kolejny numer paragonu fiskalnego;

16) numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17) numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy;

18) logo fiskalne i numer unikatowy.

Według § 8 ust. 1 pkt 1 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz. U. z 2025 r. poz. 861), dalej jako rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

1) wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 17;

8) zapewniają czytelny wydruk paragonu fiskalnego w postaci papierowej, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - jego czytelny widok, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

W myśl § 18 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

Podatnicy, prowadząc ewidencję, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany w postaci elektronicznej.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzi Pani działalność gospodarczą w zakresie gastronomii, polegającą na sprzedaży gotowych posiłków oraz napojów (m.in. kanapek). Ewidencja sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych prowadzona jest przy użyciu kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualnej), zainstalowanej na urządzeniu mobilnym (telefonie).

Pani wątpliwości dotyczą kwestii wskazania czy postępuje Pani prawidłowo, wydając paragony fiskalne wyłącznie w postaci elektronicznej, w sytuacji gdy w punkcie sprzedaży znajduje się jednoznaczna informacja o stosowaniu takiej formy dokumentowania transakcji, a klient, zapoznawszy się z nią, decyduje się na dokonanie zakupu i jednocześnie czy w opisanym stanie faktycznym dokumentowanie sprzedaży wyłącznie e-paragonami (bez drukowania papierowych paragonów) spełnia wymagania ustawy o VAT w zakresie „wystawienia i wydania” dokumentu nabywcy (art. 111 ust. 3a ustawy o VAT) oraz wymogi związane z ewidencją i przechowywaniem dokumentów (w szczególności art. 106h ustawy o VAT) i zarazem czy samo umieszczenie informacji na tablicy przy miejscu sprzedaży o możliwości otrzymania e-paragonu (bez dodatkowego mechanizmu potwierdzenia zgody lub zapisu e-mail/telefonu) wystarcza, aby uznać że nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej i że dokument został mu „wydany”.

Podatnik, dokonując sprzedaży na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy i prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ma obowiązek, stosownie do zapisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wystawienia i wydania nabywcy (konsumentowi) paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży. Co do zasady, obowiązek ten powinien być realizowany natychmiast po dokonaniu sprzedaży (przyjęciu płatności) w miejscu sprzedaży (przyjęcia płatności). Ponadto, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, jednak nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

W prawodawstwie polskim obowiązuje zasada swobody umów, w ramach której strony mogą dowolnie kształtować treść umowy w granicach wyznaczonych przez prawo. Zasada ta ma również zastosowanie na gruncie prawa podatkowego. W związku z tym, ustawodawca nie ingeruje w ustalenia dotyczące sposobu wydania paragonu pomiędzy sprzedawcą a nabywcą, a wszelkie spory pomiędzy stronami transakcji w tym zakresie są rozstrzygane na gruncie prawa cywilnego, a nie podatkowego.

Ponadto, przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie więc ze Słownikiem Języka Polskiego – „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.

Odnosząc się więc do Pani wątpliwości wskazać należy, że wydanie paragonu może nastąpić - stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy – w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę i obie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu. Tak więc, ustawodawca - co do zasad przesyłania paragonu fiskalnego nabywcy - dopuścił dowolną możliwość jego przesyłania. Istotne przy tym jest, aby ten sposób przesyłania był z nabywcą (klientem) uzgodniony.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że proces Pani sprzedaży wygląda następująco: po wybraniu przez klienta towaru, sprzedawca rejestruje go w aplikacji kasowej. Z chwilą finalizacji transakcji (przyjęcia należności) następuje automatyczna fiskalizacja, a system generuje paragon fiskalny w postaci elektronicznej (e-paragon). Klient ma możliwość pobrania wizualizacji tego paragonu na własne urządzenie mobilne poprzez zeskanowanie wygenerowanego przez aplikację kodu QR, który jest mu udostępniany. Alternatywnie, na życzenie klienta, wizualizacja e-paragonu może zostać wysłana na wskazany przez niego numer telefonu (SMS) lub adres e-mail. W punkcie sprzedaży, w widocznym dla nabywców miejscu (przy towarach), umieszczona jest stała, czytelna informacja o treści: "W naszym punkcie wydawane są wyłącznie paragony w formie elektronicznej (e-paragony)". Nie drukuje Pani paragonów w formie papierowej. Po wyborze towaru lub usługi sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie rejestrującej w sposób automatyczny poprzez aplikację na telefonie.

E-paragon jest udostępniany nabywcy w jeden z następujących sposobów:

a) przesłanie e-paragonu na adres e-mail wskazany przez nabywcę,

b) przesłanie e-paragonu SMS/em na numer telefonu wskazany przez nabywcę,

c) udostępnienie e-paragonu poprzez kod QR wyświetlany/udostępniony na telefonie gdzie znajduje się aplikacja sprzedażowa produktów a kod QR nabywca może zeskanować i pobrać dokument.

Nabywca ma możliwość zapoznania się z e-paragonem niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży. Nie drukuje Pani paragonów papierowych, ponieważ stosowane przez niego kasy nie posiadają drukarek paragonów papierowych.

Mając na uwadze przedstawiony opis analizowanej sprawy stwierdzić należy, że umieszczana przez Panią informacja w punkcie sprzedaży w widocznym miejscu dla nabywców nie wymusza na kliencie dokonującym nabycia obowiązku przejścia przez opisaną procedurę dokumentowania sprzedaży, tj. np. skanowania kodu QR czy też podania e-maila bądź nr telefonu w celu uzyskania paragonu fiskalnego dokumentującego zrealizowana przez Panią sprzedaż. W przedstawionych okolicznościach wyda Pani paragon fiskalny, tj. np. wyśle link czy udostępni kod QR do pobrania paragonu fiskalnego, jedynie nabywcom zainteresowanym jego otrzymaniem. Pozostali nabywcy niezainteresowani otrzymaniem paragonu, bezpośrednio po nabyciu i przyjęciu należności otrzymają nabyty posiłek czy napój. Ponadto należy zauważyć, że jedynie nabywcy posiadający urządzenie mobilne z podłączeniem do internetu będą mogli pobrać kod QR. Zatem w opisanych okolicznościach nie można stwierdzić, że zapewnia Pani wydanie paragonu do każdej transakcji, przy tak skonstruowanym procesie dokumentowania sprzedaży.

Jeszcze raz podkreślić należy, że to na Pani, jako podmiocie dokonującym sprzedaży, spoczywa obowiązek wydania każdemu klientowi będącemu osobą fizyczna czy też rolnikiem ryczałtowym paragonu fiskalnego. Tym samym powinna Pani zapewnić możliwość automatycznego przesyłania np. linku z paragonem klientowi (po zaakceptowaniu np. regulaminu), bez możliwości uzależnienia wydania (przesyłania) tego paragonu od zachowania konkretnego klienta. W przedstawionych okolicznościach to klient decyduje czy np. pobierze kod QR, który w następnym etapie umożliwi mu sprawdzenie prawidłowości dokonanego zakupu, tj. paragonu. Ponadto przepisy rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania wskazują na konieczność zapewnienie czytelnego widoku, umożliwiającego nabywcy spełnienie prawidłowości dokonanej sprzedaży - w opisanej sytuacji brak jest spełnienia tego warunku.

Nie można zatem uznać, że opisany sposób przekazywania paragonu fiskalnego nabywcy spełnia wymagania wynikające z ww. przepisów.

Dodać przy tym należy, że skonstruowana i umieszczona przez Panią na stałe informacja o stosowaniu takiej formy dokumentowania transakcji, zapoznaniu się z nią i podjęciu przez klienta decyzji na dokonanie zakupu nie może wskazywać, że uzgodniła Pani z nabywcą taki sposób przesłania paragonu a zarazem, że stanowi to dorozumianą jego zgodę. Zatem samo umieszczenie informacji na tablicy przy miejscu sprzedaży o możliwości otrzymania e-paragonu (bez dodatkowego mechanizmu potwierdzenia zgody lub zapisu e-mail/telefonu) nie wystarcza na uznanie że nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie dokumentu w formie elektronicznej i że dokument został mu „wydany”. Jak już wczesniej zostało wskazane wydanie paragonu może nastąpić – stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy – w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę i dwie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu. Tu natomiast to Pani jednostronnie informuje klientów o wydawaniu paragonów wyłacznie w formie elektronicznej. W takiej zatem sytuacji stwierdzić należy, że mimo, iż klient zapozna się z umieszczoną przez Panią informacją i zdecyduje sie na dokonanie zakupu, to czynności tej nie można uznać jako uzgodnienie obydwóch stron transakcji i wyrażenia zgody na taki sposób przesłania i w konsekwencji wydania paragonu dokumentującego dokonaną sprzedaż.

Tym samym nie zostanie wypełniony warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. nie nastąpi wydanie paragonu fiskalnego każdemu świadczeniobiorcy.

Jednocześnie w niniejszej sprawie nie zostaną spełnione warunki wynikające z art. 106h ustawy, tj. przypadku gdy do zrealizowanej sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej została wystawiona faktura, to powinna Pani wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawić w dokumentacji numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarty na paragonie fiskalnym lub paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

Pani stanowisko z którego wynika, że przedstawiony sposób postępowania jest prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego - uznaję za nieprawidłowe.

Ponadto Pani wątpliwości dotyczą wskazania czy dopuszczalne jest przechowywanie wyłącznie kopii paragonów w postaci elektronicznej (dematerializacja wydruków), o ile podatnik zapewnia identyfikowalność, integralność, czytelność i powiązanie paragonu z fakturą/raportem fiskalnym.

Na podstawie § 6 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, 497, 621, 622, 769 i 820), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863), i zapewniają do nich dostęp.

Według § 8 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przechowują dokumenty fiskalne przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, 497, 621, 622, 769 i 820), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295 i 1598 oraz z 2024 r. poz. 619, 1685 i 1863), i zapewniają do nich dostęp.

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8

Stosownie do art. 112a ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W niniejszej sprawie przechowuje Pani kopie e-paragonów elektronicznie w systemie sprzedażowym, umożliwiając ich odnalezienie, powiązanie z raportami fiskalnymi i ewentualnym wystawionym fakturom oraz zapewnia integralność i czytelność plików.

Dokumentowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działaności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w analizowanej sprawie następuje przez ewidencję sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że jeśli elektroniczna forma przechowywania przez Państwa kopii paragonów w postaci elektronicznej zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność oraz umożliwi dostęp do tych paragonów na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania kopii e-paragonów elektronicznie jest prawidłowy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy.

Tym samym Pani stanowisko w zakresie przechowywania wyłącznie kopii paragonów w postaci elektronicznej, o ile podatnik zapewnia identyfikowalność, integralność, czytelność i powiązanie paragonu z fakturą/raportem fiskalnym uznaję za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Pani do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Treść interpretacji