Otrzymanie faktury papierowej lub elektronicznej przed wejściem i po wejściu w życie obowiązkowego KSeF a późniejsze ich wprowadzenie do systemu.

694648 - Otrzymanie faktury papierowej lub elektronicznej przed wejściem i po wejściu w życie obowiązkowego KSeF a późniejsze ich wprowadzenie do systemu.

---

Pytanie dziennikarza Infor z 13 maja 2026 r.

Nasi Czytelnicy zgłaszają nam, że przed wejściem w życie KSeF otrzymali faktury od swoich kontrahentów, z których odliczyli VAT określając termin odliczenia kierując się datą otrzymania tych faktur. Obecnie zdarzają się przypadki, że kontrahenci wysłali te faktury do KSeF. Czy w związku z tym powinni skorygować JPK_V7 i odliczyć VAT według daty nadania numeru KSeF tym fakturom?

Drugi przypadek dotyczy sytuacji, gdy obecnie otrzymują faktury w formie papierowej lub zwykłej elektronicznej bez kodów QR, a następnie po jakimś czasie (często w kolejnym okresie rozliczeniowym), znajdują te faktury na swoim koncie KSeF. Jak ustalić datę otrzymania takiej faktury?

Czy podatnik powinien potwierdzać u kontrahenta, czy otrzymana poza systemem faktura trafi do KSeF?

---

Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 5 czerwca 2026 r.

Poniżej przesyłamy odpowiedzi na Pani pytania:

Pyt. 1 Przed wejściem w życie KSeF podatnicy otrzymali faktury od swoich kontrahentów, z których odliczyli VAT określając termin odliczenia kierując się datą otrzymania tych faktur. Obecnie zdarzają się przypadki, że kontrahenci wysłali te faktury do KSeF. Czy w związku z tym powinni skorygować JPK_V7 i odliczyć VAT według daty nadania numeru KSeF tym fakturom?

W pierwszej kolejności należy wyjaśnić, że faktury wystawione i otrzymane przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF zostały skutecznie wprowadzone do obrotu prawnego w formie dopuszczalnej na moment ich wystawienia i otrzymania. Ich późniejsze „przesłanie” do KSeF nie oznacza ponownego otrzymania tych samych faktur przez nabywcę w systemie, lecz może być traktowane jako wprowadzenie do KSeF odrębnych dokumentów, pomimo że zawierają one te same dane.

W opisanej sytuacji, po stronie nabywcy, brak jest podstaw do korygowania JPK_V7 i zmiany okresu odliczenia podatku naliczonego. Jeżeli nabywca otrzymał faktury przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF i na tej podstawie odliczył VAT, zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, to datą otrzymania tych faktur pozostaje data ich faktycznego otrzymania przez nabywcę w formie papierowej albo elektronicznej poza KSeF.

Ewentualne ryzyka związane z takim następczym wprowadzeniem dokumentów do KSeF dotyczą przede wszystkim wystawcy faktury, w szczególności ryzyka zdublowania dokumentowania tej samej czynności oraz możliwych tego konsekwencji na gruncie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT. Nie zmienia to jednak momentu otrzymania pierwotnych faktur przez nabywcę ani nie uzasadnia korekty jego rozliczenia w zakresie podatku naliczonego.

Pyt. 2. Podatnicy obecnie otrzymują faktury w formie papierowej lub zwykłej elektronicznej bez kodów QR, a następnie po jakimś czasie (często w kolejnym okresie rozliczeniowym) znajdują te faktury na swoim koncie KSeF. Jak ustalić datę otrzymania takiej faktury? Czy podatnik powinien potwierdzać u kontrahenta, czy otrzymana poza systemem faktura trafi do KSeF?

W przedstawionym w pyt. 2 stanie faktycznym (obowiązuje KSeF, niemniej faktura – pomimo obowiązku – jest wystawiona poza KSeF) datę otrzymania faktury należy ustalić według momentu jej faktycznego otrzymania przez podatnika poza systemem. Zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę, pod warunkiem braku przesłanek negatywnych z art. 88 ww. ustawy.

Jeżeli zatem faktura została skutecznie przekazana podatnikowi w formie papierowej albo elektronicznej (np. jako plik PDF), to ten moment należy uznać za datę jej otrzymania dla celów podatkowych. Późniejsze przesłanie do Krajowego Systemu e‑Faktur dokumentu zawierającego tożsame dane i dokumentującego tę samą czynność, nie powinno przesuwać daty otrzymania faktury na moment nadania numeru KSeF, jeżeli faktura została już wcześniej faktycznie otrzymana poza systemem. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF (Podręcznik KSeF 2.0, część II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF link: https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/), z których wynika, że w przypadku faktury wystawionej z pominięciem obowiązku wystawienia jej w KSeF i odebranej przez nabywcę w sposób tradycyjny, decydujące znaczenie ma data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę.

Niezależnie od powyższego, należy wyraźnie odróżnić sytuacje przewidziane w ustawie, w których faktura może zostać wystawiona i udostępniona nabywcy poza KSeF, a następnie przesłana do systemu w ustawowym terminie, od nieuprawnionego „dosyłania” do KSeF faktur uprzednio wystawionych poza Systemem. Ustawa przewiduje takie szczególne tryby jedynie w przypadku awarii, niedostępności KSeF oraz trybu offline24.

Jednocześnie brak jest podstaw prawnych do przyjmowania, że nabywca ma obowiązek każdorazowo weryfikować u kontrahenta, czy faktura otrzymana poza KSeF zostanie następnie przesłana do systemu. Rozliczenie podatku naliczonego powinno opierać się na fakcie i dacie rzeczywistego otrzymania faktury wystawionej poza KSeF, z zastrzeżeniem spełnienia ogólnych warunków odliczenia VAT. Niemniej podatnik powinien zachować szczególną ostrożność wobec kontrahentów, którzy - mimo ciążącego na nich obowiązku - nie wystawiają faktur przy użyciu KSeF. Otrzymanie faktury poza KSeF nie pozbawia automatycznie nabywcy prawa do odliczenia, ale może uzasadniać dodatkową weryfikację kontrahenta i transakcji w ramach należytej staranności, zwłaszcza gdy ten sam obrót jest następnie dokumentowany fakturą w KSeF. Taka praktyka może rodzić po stronie wystawcy ryzyko zastosowania art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, tj. obowiązku zapłaty podatku wykazanego na fakturze.